Une GED, c’est quoi ?
Chez Cotranet, nous sommes spécialisés dans les logiciels GED (Gestion Électronique des Documents). Outils de productivité et de collaboration par excellence, les GED sont malheureusement souvent confondues avec leurs cousins super star : les espaces de stockage Cloud et les EMC (Entreprise Content Management).
Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier
Qu’est-ce qu’une GED ?
Une GED est un logiciel de gestion de documents. Elle vous permet de classer, d’organiser et de rendre disponible des documents de façon logique et sécurisé.
Par documents, nous entendons ici un ou plusieurs fichiers qui sont classés autour d’un sujet précis :
Un dossier au nom d’un client contenant toutes les factures, devis, échanges de courrier, etc., le concernant.
Un dossier employé, avec sa fiche d’informations personnelles, ses contrats et avenants, ses fiches de paie, etc.
Un dossier pour un fichier de suivi qualité à faire valider par plusieurs personnes.
La raison d’être d’une GED est donc de vous aider à gérer les documents de votre entreprise. Que ce soient des documents papier numérisés, des images, des fichiers numériques, une GED prend en charge l’organisation de vos documents pour optimiser votre activité.
Les GED s’articulent autour de 3 axes :
Trouver
Accédez rapidement à vos documents grâce au moteur de recherche intégré. Recherchez par mot clé dans les fichiers ou grâce aux métadonnées que vous ajoutez. Chaque dossier ou fichier va pouvoir être enrichi de métadonnées, afin d’organiser finement votre GED et profiter au maximum des options de recherche avancées. Vous avez la possibilité de sauvegarder vos recherches récurrentes sous forme de lien et de les mettre en page d’accueil.
Contribuer
Partagez vos documents simplement. Créez des fichiers et associez vos collaborateurs pour une interaction directe.
Travailler
Créez ou modifiez vos dossiers directement depuis un navigateur web. Collaborez sur des fichiers simplement, sans installation complémentaire. Créez et appliquez un workflow de validation à vos fichiers pour assurer un processus qualité sans faille.
Comment une GED peut aider mon entreprise ?
Véritable outil de productivité et d’intégration, une GED va donc vous aider au quotidien sur plusieurs points :
- Classification et indexation précises de vos documents
- Création d’une base de données commune à votre entreprise
- Diffusion et délivrabilité améliorées de vos documents grâce au Workflow
- Rendre accessible vos documents 24h/24,7h/7, dans le monde entier
- Sécuriser les accès à votre savoir
La gestion électronique des documents va donc vous permettre de créer une base documentaire accessible et sécurisée. La GED va devenir une pierre angulaire pour le partage et la collaboration entre vos employés, voir vos clients.
En plus de vous permettre d’accéder et de trouver vos documents n’importe où, vous pouvez aussi vous servir de votre GED pour assurer un suivi précis et performant de vos échanges. En effet, la fonctionnalité de Workflow va vous permettre d’assurer le suivi précis de vos documents. Définissez des auteurs, validateurs, etc., et envoyez des notifications en temps réel afin d’accélérer vos processus de validation.
Enfin, une GED peut aussi vous aider dans l’obtention de norme. L’association entre la traçabilité, la gestion des droits et le workflow vous permettront d’assurer une conformité maximale de vos échanges.
Mes données sont-elles en sécurité dans une GED ?
Chez Cotranet, nous avons opté pour un logiciel sécurisé à l’épreuve du temps. Nous développons nos solutions avec des langages informatiques stables et sécurisés. Notre connaissance du métier et notre maitrise technique nous permettent aussi de faire évoluer nos logiciels, comme avec le passage en Vue.js pour le front cette année. Ces autonomies technologiques nous permettent d’assurer la sécurité de nos logiciels et ainsi de vos données.
La sécurisation de vos données se poursuit sur deux autres points :
Hébergement
Exclusivement en France, sauf si vous en décidez autrement. Nous travaillons avec des datacenters en France, vous assurant une disponibilité et une sécurité de vos données optimales. Vos données sont dupliquées pour garantir une disponibilité maximale.
Gestion des droits
Notre solution GED inclut une gestion des droits et accès 100% paramétrable. Vos pouvez gérer finement l’accès de chaque dossier, donner des droits précis à chaque utilisateur, créer des groupes, etc. Vos aurez accès à une console de monitoring vous permettant de voir tous les mouvements sur votre GED.
Si vous avez besoin de plus de sécurité et de contrôle, notre GED est aussi compatible avec des serveurs cryptés ou certifiés HDS.
Combien va me coûter une GED ?
Une GED est un investissement pour du long terme. C’est une solution complète pour aider à la pérennisation du savoir de votre entreprise. Comme tout logiciel métier, une GED performante à un coût. Chez Cotranet, nous étudions chaque projet client pour être au plus juste de vos besoins.
Voici comment se découpe financièrement un projet GED chez nous :
Le cœur de la GED, disponible en mode SaaS ou in promise.
Vous aurez un chef de projet dédié pour votre projet. Un de nos développeurs sera aussi attitré en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier.
COTRANET est certifié QUALIOPI. Nous assurons la formation de vos Key User/administrateur et des collaborateurs qui vont utiliser la solution.
La solution 100% en mode SaaS, mais si vous souhaitez garder le contrôle, l’hébergement est possible chez vous, pour une maitrise des coûts et des responsabilités.
Ce coût global inclut les montées de versions ainsi que le support client.
Pour vous donner un ordre d’idée, pour une GED sans développement spécifique, avec le minimum de gestion de projet et de formation, en mode SaaS, il faut prévoir un coût fixe de 1725€ pour la gestion de projet et la mise en œuvre, ainsi qu’un abonnement mensuel à partir de 40€.
Avec Cotranet, vous aurez donc votre GED à partir de 2205€ la première année, puis à partir de 480€ par an dès la seconde année !